6. 준법감시체제의 운영
❏ 준법감시체제의 구축(표준내부통제기준 제18조)
➤ 회사는 임직원의 업무수행의 공정성 제고 및 위법ㆍ부당행위의 사전 예방 등에 필요한 효율적인 준법감시체제를 구축·운영하여야 함
| 1. 관계법령등의 준수 프로그램의 입안 및 관리 2. 임직원의 관계법령등의 준수 실태 모니터링 및 시정조치 3. 이사회, 이사회 산하 각종 위원회 부의사항에 대한 관계법령등의 준수 여부의 사전 검토 및 정정 요구 4. 정관·사규 등의 제정 및 개폐, 신상품개발 등 새로운 업무 개발시 관계법령등의 준수 여부 사전 검토 및 정정 요구 5. 임직원에 대한 준법 관련 교육 및 자문 6. 금융위원회, 금융감독원, 협회, 한국거래소, 감사위원회와의 협조 및 지원 7. 이사회, 경영진 및 유관부서에 대한 지원 8. 기타 제1호부터 제7호에 부수되는 업무 |
❏ 준법감시 프로그램의 운영(표준내부통제기준 제19조)
➤ 준법감시인은 임직원의 관계법령등 및 이 기준의 준수여부를 점검하기 위하여 회사의 경영 및 영업활동 등 업무전반에 대한 준법감시 프로그램을 구축·운영하여야 함
➤ 준법감시 프로그램은 관계법령등 및 이 기준에서 정하는 내용을 포함하여 구축·운영되어야 하며, 적시적으로 보완이 이루어져야 함
➤ 준법감시인은 준법감시 프로그램에 따라 임직원의 관계법령등 및 이 기준의 준수 여부를 점검하고, 그 결과를 기록ㆍ유지하여야 함
➤ 준법감시인은 점검결과 및 개선계획 등을 주요 내용으로 하는 내부통제보고서를 대표이사에게 정기적으로 보고하여야 하며, 특별한 사유가 발생한 경우에는 지체 없이 보고하여야 함
➤ 준법감시인은 준법감시 업무 관련 우수자를 선정하여 인사상 또는 금전적 혜택을 부여하도록 회사에 요청할 수 있음
❏ 임직원의 보고의무(표준내부통제기준 제24조)
➤ 임직원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 상위 결재권자와 준법감시인에게 그 사실을 지체 없이 보고하여야 함
| 1. 자신 또는 다른 임직원이 관계 법령 등, 이 기준 및 회사의 정책 등을 위반하였거나 위반한 것으로 의심되는 경우 2. 정부·금융위원회 및 금융감독원(이하“감독당국”이라 한다), 협회 등이 회사의 주요 내부정보를 요구하는 경우 3. 위법·부당행위 또는 그러한 것으로 의심이 가는 행위와 연루되었거나 다른 임직원이 연루된 것을 인지한 경우 4. 임직원이 체포, 기소, 유죄 판결이 난 경우 |
➤ 임직원은 업무를 수행할 때 관계법령등, 이 기준 및 회사의 정책에 위배되는지의 여부가 의심스럽거나 통상적으로 수행하던 절차 및 기준과 상이한 경우 준법감시인의 확인을 받아야 함
❏ 임직원 겸직에 대한 평가·관리*(표준내부통제기준 제25조)
| * | 지주회사의 자회사인 금융투자회사에 한하여 적용 |
➤ 금융투자업자의 소관부서(임직원 겸직이 발생하는 경우 이에 따른 위험 요인을 점검·관리하고, 관련 보고 등의 업무를 담당하는 부서를 말함)는 해당 회사의 임직원이 지배구조법 제10조제2항부터 제4항까지의 규정에 따라 다른 회사의 임직원을 겸직하려는 경우 겸직 개시전에 겸직의 내용이 다음 각 호의 사항에 해당하는지를 검토하고, 주기적으로 겸직 현황을 관리하여야 함
| 1. 회사의 경영건전성을 저해하는지 여부 2. 고객과의 이해상충을 초래하는지 여부 3. 금융시장의 안정성을 저해하는지 여부 4. 금융거래질서를 문란하게 하는지 여부 |
➤ 소관부서*는 제1항에 따른 검토·관리 결과 및 겸직 수행과정에서 제1항 각 호에 해당하는 위험이 발생하거나 발생할 가능성이 있다고 판단하는 경우에는 위험 방지를 위한 적절한 조치를 취하고 준법감시인에게 그 사실을 보고하여야 함
| * | 임직원 겸직이 발생하는 경우 이에 따른 위험 요인을 점검·관리하고, 관련 보고 등의 업무를 담당하는 부서를 의미함 |
➤ 준법감시인은 소관부서로부터 제2항에 따른 보고를 받아 검토한 결과 필요하다고 인정하는 경우 소관부서에 겸직내용의 시정 및 겸직 중단 등의 조치를 취할 것을 요구할 수 있음
❏ 내부고발제도(표준내부통제기준 제26조)
➤ 금융투자업자는 내부통제의 효율적 운영을 위하여 내부고발제도(임직원이 회사 또는 다른 임직원의 위법·부당한 행위 등을 회사에 신고할 수 있는 제도를 말함)를 운영하여야 하며, 이에 필요한 세부운영지침을 정할 수 있음
➤ 내부고발제도에는 내부고발자에 대한 비밀보장, 불이익 금지 등 내부고발자 보호와 회사에 중대한 영향을 미칠 수 있는 위법·부당한 행위를 인지하고도 회사에 제보하지 않는 미고발자에 대한 불이익 부과 등에 관한 사항이 포함되어야 함
➤ 내부고발자가 고발행위를 이유로 인사상 불이익을 받은 것으로 인정되는 경우 준법감시인은 회사에 대해 시정을 요구할 수 있으며, 회사는 정당한 사유가 없는 한 이에 응하여야 함
➤ 준법감시인(또는 감사)은 내부고발 우수자를 선정하여 인사상 또는 금전적 혜택을 부여하도록 회사에 요청할 수 있음. 다만, 내부고발자가 원하지 아니하는 경우에는 그러하지 아니함
| 내부자 제보(Whistle Blower)제도 운영 사례(△△운용) |
| 1. 목 적 - 내부통제 관련 문제점의 조기 발견 및 내부통제체제의 원활한 구축·운영을 위해 회사내에 내부통제 관련 신고센터를 설치하여 임직원의 법규준수 및 내부통제와 관련한 정보수집을 하고, 또한 회사내부의 부조리나 비위사실을 제보한 임직원이 이로 인하여 피해를 입지 않도록 하기 위한 보호조치 사항을 정함 2. 제보대상 - 금융사고, 사건 및 그 발생이 예상되는 사항 - 임직원의 업무수행과정에서 발생하는 제 법규 및 내부통제제도 관련 위반사항 - 상사의 부당한 업무지시 - 임직원의 횡령, 금품수수 등 비리사실 - 기타 회사의 손실이 예상되는 일체의 사항 3. 이용방법 - 사내 인트라넷 게시판의 내부자제보 전용화면 이용 - 내부자제보 전용 전화기 이용 - 내부자제보 전용 E-Mail 이용 - 내부자제보센터 운영자 앞 우편이용 - 내부자제보 담당자(준법감시실)와 직접상담 등 4. 제보자 보호 및 무고 등의 금지 - 제보자에 대한 신상 또는 제보내용에 대한 비밀유지 - 제보행위와 관련 보복조치나 인사상 불이익 처분 금지 - 특정인 또는 특정조직에 대한 무고, 음해, 중상모략 등의 수단으로 이용 금지 - 회사에 중대한 영향을 미칠 수 있는 위법ㆍ부당한 행위를 인지하고도 회사에 제보하지 않는 미고발자에 대한 불이익 부과 5. 제보자에 대한 보상 - 제보내용의 기여도에 따라 표창 및 포상금 수여 가능 - 제보자에 대하여 추후 징계사유 발생시 감경조치 가능 6. 기타 : 준법감시부서는 내부통제 위반 관련 정보접수를 위하여 암행점검 등을 실시할 수 있음 |
❏ 위법 ㆍ 부당행위에 대한 조치 등(표준내부통제기준 제27조)
➤ 회사 및 준법감시인은 관계법령등 및 이 기준의 준수여부에 대한 점검결과 임직원의 위법·부당행위를 발견한 경우 유사 행위가 재발하지 아니하도록 해당 임직원에 대한 제재, 내부통제제도의 개선 등 필요한 조치를 신속히 취하여야 함
➤ 위법·부당행위에 따른 회사의 조치에 대하여 관련 임직원은 회사가 정한 절차에 따라 회사에 이의를 신청할 수 있음. 이 경우 당해 임직원은 그 사유를 명확히 하고 필요한 증빙자료를 첨부하여야 함
❏ 명령휴가제도(표준내부통제기준 제28조)
➤ 회사는 임직원의 위법·부당한 행위를 사전에 방지하기 위하여 명령휴가제도(금융사고 발생 우려가 높은 업무를 수행하고 있는 임직원을 대상으로 일정 기간 휴가를 명령하고, 동 기간 중 해당 임직원의 업무수행의 적정성을 점검하는 제도를 말함)를 운영하여야 함
| - | 적용대상, 실시주기, 명령휴가 기간, 적용 예외 등 명령휴가제도 시행에 필요한 사항은 회사의 규모 및 인력 현황 등을 고려하여 별도로 정할 수 있음 |
| 명령휴가제도 운영사례(△△운용) |
| 1. 명령휴가 대상자 ㅇ 사고발생 우려가 있는 업무를 담당하고 있는 직원(해당 업무를 ○년 이상 근무 한 직원에 한정) - 운용본부 : 집합투자재산 및 투자일임재산 운용담당자 - 경영지원본부 : 고유재산 운용담당자, 기업회계담당자, 신탁회계담당자, 트레이더 - 마케팅본부 : 직판업무 담당자 - 해당 본부장, 감사 또는 준법감시인이 필요하다고 인정하는 직원 2. 명령휴가 실시 방법 ㅇ 명령휴가는 대표이사 또는 해당 본부장이 실시. 이 경우 감사 또는 준법감시인은 명령휴가의 실시를 건의할 수 있음 ㅇ 명령휴가는 연 1회 이상 실시하되, 직전 실시일로부터 △개월 이내에 재실시 ㅇ 명령휴가는 ◇일 이상 연속(최대한도 □일) 사용하는 것을 원칙으로 함 3. 휴가사용 ㅇ 입사 후 ○년이 경과한 직원은 사고예방을 위하여 매년 최소 1회 ◇일(이상) 연속되는 휴가를 사용하는 것을 원칙으로 함 ㅇ 인사담당자는 직원의 휴가사용 현황을 검토하고 제1항의 휴가를 사용하지 않는 직원에 대하여, 해당 직원의 본부장, 감사, 준법감시인에게 통지하여야 함 4. 특명감사 등 ㅇ 각 본부장, 준법감시인은 명령휴가 대상 직원의 (명령)휴가 사용 시 대표이사에게 특명감사를 제안할 수 있음 ㅇ 대표이사는 각 본부장, 준법감시인의 제안이 있는 경우, 또는 특명감사가 필요하다고 판단하는 경우, 해당 본부장 또는 감사에게 특명감사를 지시할 수 있음 5. 특명감사 기간 등 ㅇ 대표이사의 특명감사 지시를 받은 본부장 또는 감사는 대상자의 업무를 고려하여 감사대상기간 및 항목을 적의 선정하되, 시재금, 중요권리증서(통장 등) 등을 포함하여야 함 6. 특명감사 보고 ㅇ 특명감사를 실시한 본부장 또는 감사는 특명감사 후 이상 유무를 대표이사에게 보고하여야 하며, 감사가 실시한 특명감사(특별감사)의 경우 감사위원회에도 보고되어야 함 |
❏ 직무분리기준 및 신상품 도입 관련 업무절차(표준내부통제기준 제29조)
➤ 회사는 입·출금 등 금융사고 발생 우려가 높은 단일거래(단일거래의 범위는 회사가 정한다)에 대해 복수의 인력(또는 부서)이 참여하도록 하거나, 해당 업무를 일선, 후선 통제절차 등으로 분리하여 운영토록 하는 직무분리기준을 마련·운영하여야 함
| 직무분리제도 운영사례(△△증권) |
| 1. 직무분리 원칙 ㅇ 회사는 금융사고를 사전에 방지하기 위하여 조직 내 직무간 내부통제시스템을 구축·운영하여야 함 2. 부문별 직무분리 ㅇ 회사는 다음의 각 부문간 업무에 대하여 직무를 분리하여야 함 - 이사회 및 경영진 - 수익부문(front office) - 사무부문(back office) - 준법감시 및 위험관리부문(middle office) - 내부감사부문(audit)* * 내부감사부문은 각 부문간 또는 부문 내 직무분리가 유효하게 기능하는지 확인·점검함 3. 부문 내 직무분리 ㅇ 회사는 임직원에 대하여 부문 내 복수의 부서에서 업무가 동시에 처리되지 않도록 겸직을 금지하여야 함 ㅇ 회사는 임직원에 대하여 해당 부문 내 다음의 업무에 대하여 직무분리를 하여야 함 - 수익부문의 영업점 내 창구담당 업무와 대 고객 영업담당 업무간 - 수익부문의 영업점 내 업무결제담당 직무와 대 고객 응대 직무간 - 사무부문 내 회계처리담당 업무, 자금담당 업무 및 결제담당 업무간 - 사무부문 내 회계처리담당 업무, 자금담당 업무 및 결제담당 업무 담당자와 결제책임자간 ※ 부문내 직무분리는 해당 부서의 직원수, 영업규모 및 내용 등을 고려하여 영업현장을 감시·감독하는 데 특별한 어려움이 있는 경우 예외적으로 운영 가능 ㅇ 회사의 임원 및 부서장은 부문 내 직무분리에 대한 효율적인 내부통제를 위하여 다음의 사항을 이행하여야 함 - 업무에 따른 책임소재를 명확히 할 수 있도록 업무를 기능적으로 분리하고, 부서간 및 직원간 업무를 적절히 분장하여야 함 - 동일한 직원이 이해상충이 발생할 수 있는 두가지 이상의 업무를 담당하지 않도록 직무를 적절히 분리하여야 함 - 업무가 특정인에게 편중되지 않도록 인력을 적절히 배치하고 교육하여야 함 4. 부문 간 직무분리 ㅇ 회사는 임직원에 대하여 각 부문간 업무가 동시에 처리되지 않도록 겸직을 금지하여야 함 ㅇ 회사는 자금의 송금, 거래의 결제, 대고객 잔고발송 등 금융사고의 원인이 될 수 있는 이해상충이 존재하는 직무에 대하여 수익, 사무, 준법감시 및 위험관리, 내부감사 등 각 부문간 통제 권한을 분리하여야 함 |
➤ 회사는 새로운 금융상품 개발 및 금융상품 판매 과정에서 금융소비자 보호 및 건전한 시장질서 유지 등을 위하여 준수하여야 하는 업무절차를 마련·운영하여야 함
| 상품기획·개발 과정의 금융소비자 보호 체계 구축(☞ 금융소비자보호 모범규준 제12조 ∼제14조) |
| 1. 금융소비자보호 총괄부서와의 사전협의 ㅇ 금융상품 개발 및 마케팅 정책 수립시 금융소비자보호 총괄부서는 금융소비자보호의 시각에서 사전 점검 후 문제점을 시정할 수 있도록 부서간 사전협의 관련 절차를 구축, 운영하여야 함 - 사전협의 진행이력 및 실적관리 - 사전협의 누락 및 재발 방지대책 수립 ㅇ 금융상품 개발 및 마케팅 정책 수립시 담당 부서는 다음 각 호와 관련한 사항에 대하여 금융소비자에게 불리한 사항이 존재한다고 판단될 경우 금융소비자보호 총괄부서와 사전에 협의하여야 함 - 금융상품 개발·변경ㆍ판매중단 - 상품 안내장(설명서), 약관, 가입청약서(설계서) 등 제작·변경 - 판매프로세스의 개발·변경 - 기타 고객 관련 주요 마케팅 정책 수립 및 변경 ㅇ 금융소비자보호 총괄부서는 금융상품 개발 및 마케팅 정책, 약관 등에 금융소비자보호상의 문제가 있다고 판단되는 경우 관련부서에 금융상품 출시 및 마케팅 중단, 개선방안 제출 등을 요구할 수 있으며, 사전협의 누락 시에는 성과평가 및 민원평가에 반영하여야 함 2. 금융상품 개발 관련 체크리스트 및 자체 내부준칙 수립 ㅇ 금융소비자보호 총괄부서는 새로운 금융상품을 개발하는 경우 금융소비자에게 불리한 점은 없는지 등을 진단하기 위한 체크리스트를 마련하여야 함 ㅇ 금융회사는 금융관련법규 등에서 정한 바에 따른 금융상품 개발과정에서 다음 각 호의 사항을 포함한 자체 내부준칙을 수립하여 운영하여야 함 - 금융상품 개발자의 이름·연락처를 상품 설명 자료에 명기하는 등 책임성 강화 - 금융상품 개발부서의 금융상품 판매자에 대한 충분한 정보 공유 책임 강화(판매 회사/부서/담당직원 뿐 아니라 판매회사가 금융상품 판매를 재위탁한 경우 위탁회사의 직원까지 포함) 3. 금융소비자 보호 채널 구축 ㅇ 금융회사는 금융상품 개발·기획시 초기 단계에서부터 금융소비자의 불만예방 및 피해의 신속한 구제를 위해 그간에 발생된 민원, 소비자 만족도 등 금융소비자의 의견이 적극 반영될 수 있도록 업무 프로세스를 구축·운영하여야 함 ㅇ 금융회사는 금융소비자보호를 강화하기 위해 금융상품의 기획·개발단계에서 외부 전문가의 의견을 반영하거나 고객참여 제도 등 금융소비자들의 요구를 경영에 반영할 수 있는 채널을 적극 활용하며, 소비자 제안에 대한 활용실적 분석 등을 정기적으로 실시하여야 함 ㅇ 금융회사는 금융소비자보호를 실천하고 금융소비자 불만 및 불편사항 해결을 위하여 금융상품 판매 및 마케팅 전개 이후 금융소비자의 의견이나 요청을 듣는 등 모니터링을 실시하며, 이를 금융상품 개발 및 업무개선 등 금융회사의 경영활동을 개선시키는 데 활용하고, 민원 감축활동을 수시로 전개하여야 함 ㅇ 금융회사는 금융상품의 신규 출시 후 금융소비자 만족도 및 민원발생 사항 등의 모니터링을 통해 이를 사후 검증하고, 모니터링 결과 제도개선이 필요한 사안은 즉시 관련부서에 통보하여 적시에 반영될 수 있는 피드백 시스템을 구축·운영하여야 함 |
